Immer mehr Anwender erwägen, externe KI-Tools oder eigene Skripte direkt auf die ERP-Datenbank zugreifen zu lassen. So verlockend der schnelle Weg wirkt – aus rechtlicher, betrieblicher und vertraglicher Sicht ist es ein kritischer Eingriff.

 

Die Ausgangslage

Ein ERP-System ist Teil der buchführungspflichtigen Aufzeichnungen Ihres Unternehmens. BAO und UGB fordern Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung über sieben Jahre. Eine KI, die Daten unter Umgehung der Geschäftslogik direkt in der Datenbank verändert, unterläuft diese Anforderungen – mit der Gefahr, dass die Buchführung im Prüfungsfall verworfen wird. Hinzu kommen die Vorgaben aus EU AI Act und DSGVO.

 

Auswirkungen auf Gewährleistung und Servicierung

Unsere Lizenz- und Wartungsverträge schließen Gewährleistung und Haftung bei Eingriffen Dritter klar aus. Sobald KI-Komponenten direkt auf der Datenbank operieren, erlischt der Gewährleistungs- und Servicierungsanspruch für die betroffenen Bereiche. Auch der Support kann in solchen Fällen nicht mehr im gewohnten Umfang geleistet werden.

In der Praxis haben wir bereits Fälle gesehen, in denen scheinbar harmlose KI-„Datenkorrekturen” Folgefehler in Lager, Belegnummernkreisen oder Kontensalden ausgelöst haben – mit Bereinigungsaufwänden weit über dem vermeintlichen Nutzen.

 

Der sichere Weg: Die AppCentral KI-Plattform

Mit AppCentral haben wir eine KI-Plattform geschaffen, die KI tief in Ihr ERP integriert – ohne die Spielregeln zu brechen, die Ihre Buchführung und Prozesse zusammenhalten.

Prozesssicherheit als Fundament. Jede Aktion läuft durch die regulären Geschäftsprozesse: Geschlossene Buchungsperioden bleiben geschlossen, Nummernkreise lückenlos, Workflows und Freigaben aktiv, Mengen- und Wertbuchungen konsistent. Wirtschaftsprüfungssicher, auch wenn KI im Spiel ist.

Berechtigungen, die mitdenken. AppCentral nutzt das Rollenmodell, das in Ihrem ERP ohnehin gepflegt ist. Sie sehen über die KI genau die Daten, auf die Sie auch im ERP zugreifen dürfen. Ein Lagermitarbeiter sieht keine Deckungsbeiträge, ein Einkäufer nur die ihm zugewiesenen Lieferanten – der Geschäftsführer den vollständigen Blick auf alle Unternehmensdaten.

Audit-Trail ohne Wenn und Aber. Jede KI-Aktion wird vollständig protokolliert: Anwender, Zeitpunkt, Modell, betroffene Daten, ausgelöste Aktion. Grundlage für EU AI Act und DSGVO – und ein Transparenzniveau, das externe Tools nicht bieten.

 

Praxisnutzen, der heute schon ankommt

Eine Auswahl der Agenten, die bereits produktiv laufen oder unmittelbar vor dem Rollout stehen:

• Automatischer Kontierungs-Agent – Ihre Buchhaltung prüft und gibt frei, statt abzutippen.
• Zahlungszuordnungs-Agent – Klärfälle werden zur Ausnahme, nicht zur Regel.
• FIBU-Info-Agent – „Welche OPs sind in den nächsten drei Tagen zu zahlen?” Frage stellen, Antwort bekommen.
• E-Mail-zu-Angebot-Agent – Der Vertrieb startet nicht beim leeren Formular, sondern beim Feinschliff.
• Lieferanten-Angebotsvergleich-Agent – Der Agent recherchiert Alternativen und stellt sie vergleichbar nebeneinander.

 

Eigene Use Cases bauen wir gemeinsam mit Ihnen auf der Plattform – auch on-prem in Ihrer eigenen Infrastruktur. Sie profitieren von voller Gewährleistung, Support und Weiterentwicklung der Tools.

 

Unsere Empfehlung

Bevor Sie externe KI-Tools auf Ihr ERP loslassen, sprechen Sie mit uns. In den meisten Fällen lässt sich der gewünschte Anwendungsfall über AppCentral abbilden: schneller, sicherer und mit voller Unterstützung unseres Service-Teams.

In der Praxis haben wir bereits Fälle gesehen, in denen scheinbar harmlose KI-„Datenkorrekturen” Folgefehler in Lager, Belegnummernkreisen oder Kontensalden ausgelöst haben – mit Bereinigungsaufwänden weit über dem vermeintlichen Nutzen.