Durchgehende Datentransparenz als beste Versicherung

Dass Aptean Austria ein kompetenter Partner bei der Einführung moderner ERP-Lösungen ist, zeigt das erfolgreich umgesetzte Projekt mit der Krankenfürsorgeanstalt der Bediensteten der Stadt Wien (KFA).

Im Jahr 2023 wurde das ERP-Komplettsystem rs2 bei der KFA Wien implementiert, um bestehende Krankenhaus-Softwaresysteme effizient anzubinden und einen durchgängigen, transparenten Workflow für das Bestellwesen zu etablieren. Die rs2 ERP-Lösung ermöglichte damit einen wesentlichen Schritt zur Digitalisierung bislang stark institutionell geprägter Prozesse.

Da zur KFA Wien auch das Sanatorium HERA gehört, stellte die Einführung universeller Prozesse eine zentrale Herausforderung dar. Ziel war es, sowohl die Anforderungen der KFA Wien als auch jene des Sanatoriums HERA abzudecken.

„Als öffentliche Institution haben wir uns bewusst gegen eine Cloud-Lösung entschieden, um unsere Daten intern zu verwalten und den Anforderungen der Organisation gerecht zu werden“ skizziert Dipl.-Ing.(FH) Christoph Sailer, Msc, ERP-Projektleiter bei der KFA Wien, ein weiteres Ziel des Projekts.

Während bei der KFA Wien der Fokus auf der Finanz- und Kostenrechnung lag, stand im Sanatorium HERA die Anbindung bestehender Krankenhaus-Softwarelösungen im Vordergrund. Dazu zählten besonders die Patientenaktenverwaltung ORBIS sowie die digitale Eingangsrechnungserkennung mit KOFAX.

Für den gesamten Beschaffungs- und Bestellprozess wurde ein mehrstufiger Freigabeworkflow umgesetzt, der auch die automatische Verbuchung in der Finanzbuchhaltung umfasst. Zusätzlich wurden relevante Anforderungen des Gesundheits- und Sozialbereich-Beihilfengesetzes (GSBG) abgebildet und können nun über die Datenbank ausgewertet werden.

Der Aufwand und die Komplexität einen neuen ERP-Systems werden oft unterschätzt. Ein solches System muss sowohl an die internen Prozesse und gegebenenfalls auch an gesetzliche Vorgaben angepasst werden. Die enge Zusammenarbeit zwischen den Teams auf Anbieter- und Kundenseite sind daher besonders wichtig. Christoph Sailer, ERP-Projektleiter bei der KFA Wien, betont in diesem Zusammenhang die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Aptean Fachberatern. Die offene Kommunikation sowie das hohe Maß an Vertrauen im Projektteam seien entscheidende Erfolgsfaktoren für die reibungslose Umsetzung gewesen.

Der ausführliche Referenzbericht mit weiteren praktischen rs2 Funktionalitäten steht Ihnen als PDF zum Download zur Verfügung.